Delegowanie zadań przez przedsiębiorców jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania.
Jednak, aby uzyskać oczekiwane rezultaty, proces ten musi być przemyślany i dobrze zaplanowany.
Nie można po prostu przekazać zadania i liczyć na najwyższą jakość.
Co mam na myśli?
Już spieszę z konkretnymi przykładami.
- Po pierwsze, dokładne wdrożenie nowej osoby w specyfikę firmy jest absolutnie niezbędne.
Banalne, a często traktowane po macoszemu przez przedsiębiorców. A jest to jeden z największych błędów, który generuje kolejne.
Nawet najbardziej doświadczona wirtualna asystentka, znająca wszelkie narzędzia i programy, nie będzie w stanie dopasować swoich usług do Twoich potrzeb, jeśli nie zrozumie Twojego biznesu.
I tak przykładowo, każdy człowiek może odpisać na maila, ale na Twojego maila, gdzie pojawiają się problemy specyficzne dla Twojej branży, może odpisać wyłącznie osoba wdrożona w Twoją charakterystyczną specyfikę biznesu.
❗Wdrożenie powinno zatem obejmować szczegółowe omówienie funkcjonowania firmy, celów, oczekiwań oraz specyficznych procedur, które są unikalne dla Twojej firmy.
I pamiętaj wdrożenie nie oznacza przekazania dostępów i wydania polecenia “przeklikaj to sobie”.
To nie jest wdrożenie.
❗Wdrożenie nie polega na samodzielnym poszukiwaniu wszystkiego, ale na rzetelnym przekazaniu wiedzy i nauczeniu, jak poprawnie wykonywać obowiązki.
- Po drugie, należy pamiętać, że każda nowa osoba, zwłaszcza jeśli wcześniej nie pracowała przy podobnych zadaniach, potrzebuje czasu na adaptację.
Jeśli wirtualna asystentka ma przejąć zakres obowiązków, który był dotąd wykonywany przez kogoś innego, niezależnie czy będzie to zastępstwo krótkoterminowe czy przejęcie stanowiska, musisz zadbać o to, by miała wszystkie niezbędne informacje i narzędzia, aby wykonywać swoją pracę na najwyższym poziomie.
Takie przekazanie obowiązków, powinno obejmować spotkanie wideo, gdzie zostaną dokładnie omówione istotne kwestie, najlepiej instrukcja pisana/nagrana i koniecznie podany musi zostać kontakt do osoby, która w razie nietypowych czy problematycznych sytuacjach, będzie mogła wspomóc swoją wiedzą i doświadczeniem osobę zastępującą/początkującą na tym stanowisku.
Nie bagatelizuj tego obszaru, jeśli chcesz, żeby Twoja firma działała sprawnie, tematy zostały wykonane poprawnie i na czas.
- Po trzecie – dopytuj, zwłaszcza na samym początku.
Czy nowa osoba radzi sobie, czy potrzebuje wsparcia, czy jest coś co możesz pomóc wytłumaczyć. Nie ma nic gorszego niż zostawienie nowicjusza samopas. Czuje się wtedy zagubiony i krąży w kółko, niczym pies za ogonem. Stwórz atmosferę wsparcia.
- Nie dziw się, że nowa osoba pyta!
Ona jest nowa, wdraża się w Twój system pracy, jeśli pyta, nie odbieraj tego jako brak samodzielności. To wynik zaangażowania i rzetelności właśnie. Dlatego poświęć chwilę na wytłumaczenie zagadnienia, a to zaprocentuje w przyszłości.
- Odbywaj rozmowy podsumowujące.
Twój feedback i czas włożony w początkową fazę współpracy będzie nieoceniony dla samodzielności pracownika i jego zaangażowania. Pamiętaj tylko, jeśli pokażesz wszystko, co jest źle, a nie wskażesz nic, co jest dobre, nie licz na pozytywną motywację i świetne efekty pracy. Popularny kij i marchewka muszą znaleźć swój balans. Zwłaszcza, że w każdym zadaniu można znaleźć coś, co było wykonane dobrze.
Ale żeby nie było tak ponuro.
Są pracodawcy czy zleceniodawcy, którzy fantastycznie wczuwają się w rolę nowicjusza i rozumieją, jak istotny jest wstępny etap współpracy.
🔎Dla przykładu – zostawiam Ci case study.
- Klientka x.
- Poświęciła kilka godzin na wprowadzenie specyfikę pracy w jej firmie.
- Zaprosiła nową osobę jako obserwatora na swoje spotkanie, by mógł odtworzyć jej system pracy.
- Dopytywała, jak “nowy” czuje się w swojej roli, czy są obszary w których może pomóc.
- Była cieniem podczas samodzielnego spotkania i wskazała zarówno dobre obszary jak i te które wymagają poprawy.
Jak sądzisz czy taki nowicjusz ma większe szanse dobrze zrozumieć specyfikę Twojej pracy?
Chcę Ci przez to pokazać Drogi Przedsiębiorco, że w dużej mierze od Twojego zaangażowania, zależy sukces Twojej współpracy z WA.
❗Dlatego poświęć na początku więcej uwagi tej relacji i pamiętaj, że delegowanie zadań to nie tylko kwestia zlecenia pracy komuś innemu.
👉To PROCES, który wymaga przemyślenia, planowania i odpowiedniego wdrożenia.
Jeśli chcesz, aby praca była wykonana dobrze, musisz zainwestować czas w odpowiednie przygotowanie osoby, której zlecasz zadania.
👉Pamiętaj, byle jakie delegowanie zadań prowadzi do byle jakich rezultatów.
